I tempi di risposta fanno la differenza, ma comprimerli non è semplice
Nel contesto della produzione su commessa (Make-to-Order), la capacità di analizzare in modo rapido e accurato i capitolati dei clienti, spesso articolati e complessi, può fare la differenza per fare business.
Il processo di formulazione offerta è tipicamente oneroso. I team tecnico/commerciali sono chiamati ad individuare centinaia di requisiti tecnici e di progettazione all’interno di decine di documenti di formati diversi. Una volta estratti i requisiti chiave, occorre valutarne la conformità con l’offerta aziendale e comprendere come affrontare e gestire i requisiti critici.
L’intero processo, dall’analisi dei requisiti degli utenti alla formulazione delle proposte, richiede quindi molto tempo, coinvolgendo diverse figure aziendali, con profili più o meno tecnici. Inoltre, è un processo non pienamente standardizzabile in quanto dipendente dalle specifiche stesse.
È possibile facilitare questo processo attraverso l’intelligenza artificiale?
Intellico ha affiancato Fedegari Autoclavi SpA, leader nella realizzazione ed installazione di impianti di sterilizzazione per il settore farmaceutico implementando lo strumento URS Wizard. Questo strumento analizza ed estrae automaticamente le informazioni rilevanti dai documenti di gara, facilitando il pre-processing e la valutazione della documentazione, impattando positivamente sui tempi di risposta alle gare.
URS Wizard: Come funziona
Le funzioni chiave sono:
- Estrazione requisiti: URS Wizard esamina le specifiche tecniche per rilevare ed estrarre tutti i requisiti elencati dal cliente, siano essi in testo libero o formato tabellare;
- Controllo automatico della conformità: una volta identificati i requisiti, URS Wizard li valuta rispetto all’offerta di prodotti gestiti dall’azienda o alle scelte tecnologiche effettuate in passato su commesse analoghe. Segnala quindi i requisiti che non sono soddisfatti o soddisfatti in modo parziale perché l’utente possa effettuare verifiche di dettaglio;
- Smart Consultation: Il sistema consente l’interrogazione dei documenti delle valutazioni precedenti, semplificando il processo di revisione e garantendo valutazioni coerenti nel tempo. Accelera il processo decisionale, suggerendo quali documenti nella knowledge base consultare perché contengono requisiti analoghi;
- Generazione: a valle del controllo di conformità, propone le potenziali risposte al singolo requisito in funzione dei contenuti disponibili nella knowledge base aziendale (inclusi manuali).
Quali i benefici di URS Wizard?
I key user che hanno testato URS Wizard hanno riscontrato:
- Velocità ed efficienza: il tool è in grado di analizzare in pochi minuti documenti che richiedono giorni ad un’analista;
- Rapidità di risposta e scalabilità: i tempi di risposta al cliente si sono ridotti, così come è stato possibile identificare più rapidamente le gare critiche su cui concentrare più risorse;
- Vantaggio competitivo: è stato possibile dedicare il team a rispondere a un maggior numero di gare d’appalto con impatti positivi sui processi commerciali.
Rispondere in modo rapido e accurato ai capitolati di gara è un elemento distintivo di chi opera su commessa. L’esperienza condotta da Intellico in affiancamento a Fedegari dimostra che l’intelligenza artificiale consente di supportare l’utente nei processi di valutazione della gara, accelerando le fasi di pre-processing e consentendo ai key-user di focalizzarsi sugli aspetti decisionali critici.
Questo si riflette in un vantaggio competitivo in quanto riduce i tempi di risposta al cliente e consente di ottimizzare l’allocazione delle risorse su clienti diversi.
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